Meldunek o wypadku żeglugowym sporządza się według wzoru określonego przepisami, powinien zawierać:
- datę i miejsce sporządzenia meldunku,
- datę wypadku – godzinę, dzień, miesiąc i rok,
- miejsce wypadku – określenie km drogi wodnej,
- oznaczenie rodzaju wypadku,
- szczegółowy opis wypadku,
- warunki hydrologiczno-meteorologiczne – w szczególności stan wody, głębokość tranzytową i widzialność,
- okoliczności, które poprzedziły wypadek, ze wskazaniem w porządku chronologicznym:
- wydanych komend i poleceń,
- nadanych sygnałów dźwiękowych, wzrokowych i świetlnych, z określeniem odległości i czasu ich nadania,
- wykonanych manewrów,
- wskazanie domniemanych przyczyn wypadku oraz okoliczności mogących służyć ustaleniu przyczyn wypadku,
- szczegółowe wymienienie następstw wypadku,
- opis przebiegu akcji ratowniczej,
- imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe członków załogi statku,
- wykaz osób, które były świadkami wypadku żeglugowego,
- podpis kierownika statku sporządzającego meldunek.
Zabezpieczając ślady i dowody w sprawie, kierownik statku jest obowiązany:
- sporządzić szkice miejsca wypadku, ze wskazaniem kursu statku i wykonanych manewrów w poszczególnych fazach wypadku oraz granic szlaku żeglownego i usytuowania znaków żeglugowych,
- uzyskać oświadczenie pilota o przebiegu wypadku, jeżeli statek przed zaistnieniem wypadku żeglugowego korzystał z usług pilota,
- sporządzić szkic i opis uszkodzeń, jeżeli wypadek nastąpił na statku,
- dokonać innych czynności i zebrać dokumenty, które mogą być pomocne w wyjaśnieniu okoliczności wypadku.
Meldunek o wypadku żeglugowym oraz zabezpieczone dowody kierownik statku przekazuje, za pokwitowaniem odbioru, właściwemu dyrektorowi urzędu żeglugi śródlądowej za pośrednictwem inspektora delegowanego na miejsce wypadku. Delegowani inspektorzy (inspektor) dokonują oględzin miejsca wypadku oraz prowadzą przesłuchania uczestników i świadków wypadku.
W przypadku gdy rozmiar i następstwa zaistniałego wypadku żeglugowego nie uzasadniają konieczności obecności inspektorów na miejscu wypadku, dyrektor urzędu żeglugi śródlądowej może wyznaczyć inne miejsce i termin dla wykonania czynności
O delegowaniu inspektorów (inspektora) bądź wyznaczeniu innego miejsca i terminu dla wykonania czynności dyrektor urzędu żeglugi śródlądowej niezwłocznie informuje kierownika statku, armatora oraz – w miarę potrzeby – administrację drogi wodnej.